Eine gute und flexible Office-Software sollte folgende Funktionen bieten

Textverarbeitung

Die Textverarbeitung ist eines der wichtigsten Funktionen seit jeher, die mit Software bewerkstelligt wird. Textverarbeitungsprogramme bieten eine große Palette an Tools, Vorlagen, Automationen und Formatierungsoptionen. Moderne Textverarbeitungstools arbeiten mit einer prompten Rechtschreibprüfung.

Tabellenkalkulation

Rechnen, Tabellen, Analysen und Visualisierung sind die Funktionen, die ein gutes Tabellenkalkulationsprogramm liefern sollte. Komplexe Berechnungen, mathematische Operationsfunktionen und die Umwandlung von Zahlen in selbstsprechende und anschauliche Diagramme sind die Kernfunktionen in der Tabellenkalkulation.

Präsentationssoftware

Zahlen darstellen und Zahlen präsentieren sind zwei unterschiedliche Ebenen. Mit einer Präsentationssoftware lassen sich aber nicht nur Diagramme darstellen. Designs, Fotos, Animationen und die Integrationen von Multimedia sind die vielfältigen Möglichkeiten, die ein gutes Präsentationstool mitbringen sollte.

Datenbankverwaltung

Eine gute Datenbankverwaltung sollte nicht nur für Fortgeschrittene und Profis nutzbar sein. Datenbanken können mit einem Tool leicht erstellbar sein und Datenbankabfragen mit SQL leicht generiert werden. Die Verwaltung von komplexen Datenbanktabellen ist mit einer Datenbanksoftware effizient organisierbar.

E-Mail-Client

So gut wie jedes Office-Paket verfügt über einen E-Mail-Client. E-Mails sind aus dem Office-Alltag nicht mehr wegzudenken und spielen eine zentrale Rolle. Büroarbeiten sind eng verknüpft mit Kommunikation und Verwaltung mit E-Mails. Zudem bieten E-Mail-Programme eine Verwaltung von Kontaktdaten und Terminplanfunktionen.

Notizprogramm

Nicht so umfangreich wie ein Textverarbeitungsprogramm, dafür schnell und leicht zur Hand sind Notizprogramme. Bei Vorträgen, Workshops und Schulungen eignen sich die Notizprogramme brillant dazu, Notizen zu organisieren, strukturieren und im Netzwerk zu teilen.

Weitere Aspekte bei Office-Software

Kompatibilität

Kompatibilität ist eine zentrale Eigenschaft aller Office-Komponenten. Damit ist gemeint, dass die einzelnen Tools verschiedene Dateiformate unterstützen, um die Informationen in anderen Office-Softwarepaketen zur Verfügung zu stellen. Bekannte Dateiformate wie „.doc“, „.xls“ oder „.ppt2“ (aus der Microsoft Office Familie) können nahezu mit jedem nicht-Microsoftoffice-produkt erstellt werden. Damit ist der Austausch mit anderer Office-Software (bspw. mit kostenloser Software) möglich, so dass die Dateien weiterbearbeitet werden können.

Zusatzprogramme

Die bisher genannten Einzeltools sind die Kernkomponenten eines jeden Office-Pakets. Einige Hersteller bieten Zusatzprogramme an. So gibt es zusätzliche Tools für Projektmanagement, Datenanalyse oder für Zeichnen- und Grafikfunktionen.

Cloud-Integration

Moderne Office-Software biete die Speicherung der Daten auf einer Cloud an. Die Cloud (der externe Speicher im Web) wird vom Hersteller zur Verfügung gestellt. Die Office-Tools können in Echtzeit darauf zugreifen und eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist möglich.

Benutzerfreundlichkeit

Was bedeutet eine intuitive Benutzeroberfläche? Diesen Begriff hören Anwender verstärkt in Verbindung mit der Bedienung einer Software. Intuitiv heißt, dass der User schnell die wichtigsten Funktionen selbständig erkennt und nutzt. Buttons, Menüs und Kontextmenüs (rechte Maustaste) sprechen deutlich und vermitteln einfach die Funktion, die dahintersteckt. Menü- und Symbolleisten sind transparent im Softwarefenster dargestellt und sortiert. Ein Anwender kann sich schnell über Hilfefunktionen in die Software einarbeiten.

Anpassbarkeit

Unter Anpassbarkeit versteht man, dass die Software an persönliche Arbeitstechniken und Bedürfnissen angepasst werden kann. Design und Anordnung von Funktionen lassen sich personalisieren, so dass der Zugriff schnell und einfach für wiederkehrende Aufgaben der Tagesarbeit angepasst ist.

Sicherheit

Beim Kauf einer Office-Software sollte berücksichtigt werden, dass die Software Sicherheitsfunktionen vor unerlaubten Zugriffen enthält. Um Datenverlust vorzubeugen könnten Backupfunktionen hilfreich sein. Zudem aktualisiert und synchronisiert eine gute Office-Software die Dateien in der Cloud.

Support und Hilfe

Softwarehersteller helfen den Anwendern über integrierte Hilfefunktionen, Tutorials und einen gut erreichbaren Kundensupport. Mit erweiterter Verbreitung von KI-integrierten Tools, kann die KI dem Anwender während der Arbeit laufend unterstützen.

Alle diese Merkmale sind von Bedeutung, bei der Anschaffung einer Office-Software. Gerade im beruflichen Umfeld müssen gewissen Grundfunktionen einfach abgedeckt sein.

Kostenlose Alternativen

Das Microsoft-Office-Paket ist eines der Office-Lösungen, die all die oben genannte Features und Tools on Board hat. Das Paket kann beispielsweise im Rahmen eines kostenpflichtigen Jahresabonnements genutzt werden. Tipps und Tricks für Microsoft Office helfen dem Anwender den vollen Umfang zu nutzen.

Wer nicht dieses Budget zur Verfügung hat, kann über kostenlose Alternativen zum Microsoft-Office nachdenken. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Produkten, die ebenfalls die Kernfunktionen erfüllen.

Bei Privat- und Businessanwendern beliebt sind folgende Optionen:

LibreOffice

Mit dem LibreOffice erhält der Anwender eine Office-Suite, die aus dem Vorgänger des OpenOffice entstanden ist. Regelmäßige Updates und eine große Funktionspalette stehen dem User zur Auswahl.

OpenOffice

OpenOffice zählt zu den Klassikern. Das Open-Office-Paket ist userfreundlich und zeigt sich kompatibel mit den Microsoft-Formaten.

SoftMaker FreeOffice

Ähnlich wie OpenOffice und LibreOffice enthält FreeOffice die Kernkomponenten für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationserstellung.

WPS-Office

WPS-Office ist kompatibel mit den Microsoft Office Formaten. WPS-Office ist anwenderfreundlich und stellt sich mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche dar. Die genannten Alternativen können eine gute Wahl für Anwender sein, die eine kostenlose Lösung für ihren täglichen Office-Job nutzen möchten.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)