Auch in der heutigen Zeit sind E-Mails aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Im Wirtschaftsleben kommen Selbständige oder auch Freelancer, die nicht innerhalb eines Teams arbeiten, mit den kostenlosen Diensten aus. Dabei wirkt auch hier eine E-Mail-Adresse mit dem Beispiel firmenname@gmx.de nicht gerade professionell.

Sobald jedoch im Team gearbeitet wird und die Arbeit mit mehreren Mitarbeitern koordiniert werden müssen, rückt eine Exchange Migration durch einen Exchange Server in den Mittelpunkt.

Welche Vorteile bietet ein Exchange Server?

Bei einem Exchange Server handelt es sich um eine Groupware (das bedeutet, dass es sich um ein Computer basiertes System handelt, das eine Personen-Gruppe in ihrem Aufgabengebiet unterstützt und eine Schnittstelle für die in dieser Gruppe vorhandenen Arbeitsumgebung bietet). Dadurch wird es möglich, von einen beliebigen Computer auf der Welt aus, der über eine Internetverbindung verfügt, in dieser Personen-Gruppe mitzuarbeiten. Dabei greifen dann die Mitarbeiter, die in eine solche Personen-Gruppe integriert sind, auf die dort vorhandenen zentralen Funktionen zu und können somit die Arbeit mit den anderen Personen koordinieren.

Die einer solchen Personengruppe zugeordneten Mitarbeiter bearbeiten E-Mails, tragen Termine in einen gemeinsamen Kalender ein und überprüfen die aktuell noch ausstehenden Aufgaben. Dies erfolgt dann zu jeder Zeit völlig synchron und ist dann von allen dieser Gruppe angeschlossenen Kollegen einsehbar.

Ein solcher Server ist entweder als separates Gerät in der Firma vorhanden oder wird alternativ dazu gehostet und es entsteht eine Exchange Migration. Die genaue Bezeichnung dafür ist Exchange Online. Hierbei werden von Microsoft Exchange Postfächer zur Verfügung gestellt. Diese können dann nach außen so genutzt werden, damit der Eindruck erweckt wird, dass der Server hierfür sich in der eigenen IT-Infrastruktur befindet. Hier erhält man eine seriöse E-Mail-Adresse (zum Beispiel max.mustermann@firmenname.de) und gleichzeitig erfolgt eine Einbindung in Outlook und dadurch können sowohl die Kalendereinträge als auch die Kontakte der einzelnen Personen innerhalb der definierten Gruppe geteilt und von jedem Gruppen-Mitglied eingesehen werden.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)